Qu'est-ce qu'une digital workplace ?
Digital Workplace [nom masculin ou féminin] : Regroupe l'ensemble des solutions technologiques, les opérations, la culture d'entreprise et l’expérience des employés dans une approche holistique - c'est à dire 360° pour constituer l’environnement de travail. Elle est LA combinaison entre les Employés, l’Organisation et les Outils.
La digital workplace transforme les méthodes de collaboration au sein des entreprises. Cet espace virtuel réunit les outils digitaux avec de larges fonctionnalités nécessaires aux collaborateurs pour travailler ensemble .De façon efficace.
Ce sont notamment :
- Outils sociaux et collaboratifs,
- Applications de communication et de messagerie
- Espaces de stockage cloud
- Plateformes intranet d’entreprise
- Systèmes de gestion des connaissances
- Outils de partage et de stockage des documents
- Intégration des appareils mobiles, et bien plus encore
La digital workplace dote ainsi les collaborateurs d’une plateforme innovante et efficace pour réaliser leurs tâches. Elle fluidifie les échanges et optimise la productivité des équipes, favorisant notamment le télétravail et la mobilité professionnelle. On peut également noter que la digital workplace ouvre également de nouvelles perspectives en matière de communication interne.
Digital workplace : caractéristiques et avantages
Une digital workplace offre un point d'accès unique et centralisé à toutes les applications et informations nécessaires au travail quotidien. Elle permet un partage facilité des documents et une communication simplifiée entre collaborateurs, pour une meilleure productivité. Grâce à sa dimension collaborative, elle améliore la cohésion des équipes dispersées géographiquement.
L'accès à l’information ou à la donnée de l'entreprise doit être offerte à chaque collaborateur, selon des règles qui doivent bien évidemment être prédéfinies en amont.
Cet accès doit se fait depuis n'importe quel périphérique utilisé - téléphone , PC, tablettes...
Cette collaboration permet d’introduire de nouveaux services comme l’Intelligence Artificielle, les plateformes Low code (Power Apps de Microsoft), les chat bots ou les agents conversationnels.
Objectifs : gagner en efficacité chaque jour et rendre le travail plus efficace. Ces nouveaux services réduisent voire suppriment les tâches répétitives.
La sécurité des données est au coeur de la Digital Workplace. Elle doit garantir la confidentialité des informations tout en permettant un accès contrôlé aux utilisateurs autorisés.
La digital workplace doit permettre une expérience personnalisée. En fonction du métier, de l’organisation de la société, des centres d’intérêts du collaborateur, ce dernier doit être doté d’un environnement sur mesure correspondant à ses critères. L'objectif est de lui offrir un espace dédié dans lequel il peut aisément accéder à l'information dont il a besoin.
Enjeux d'une digital workplace
La digital workplace permet une meilleure synergie des équipes dispersées géographiquement. Elle facilite aussi les échanges informels et le sentiment d'appartenance à l'entreprise. Elle a pour objectif d'informer le plus grand nombre, d'aligner les pratiques de communications et de décloisonner la communication.
Une digital workplace met l'accent sur l'expérience employé. Elle vise à favoriser l'engagement et la productivité des collaborateurs grâce à des outils collaboratifs et une interface utilisateur intuitive. L'objectif est de permettre un travail flexible et collaboratif, tout en assurant un accès simplifié aux applications et contenus nécessaires au travail quotidien.
Pour attirer et fidéliser les talents, il est essentiel que les entreprises adoptent des environnements de travail digitaux qui répondent aux attentes des employés en termes de flexibilité, de collaboration, d'expérience utilisateur et d'accès aux outils et informations sur tous les appareils. Les digital workplaces bien conçues favorisent l'engagement et la productivité des collaborateurs. Cela répond également aux attentes des nouvelles générations, en quête d'autonomie et d'épanouissement professionnel.
La digital workplace s'inscrit comme l'un des leviers fort de la capitalisation des connaissances. Via l'intranet, les espaces de Réseaux d'entreprises, elle facilite l'identification des sachants et des experts pour permettre une fluidité dans le transfert d'informations. En outre, elle propose la mise en place d'une base de connaissance structurée, de diffuser les bonnes pratiques, d'enrichir, de versionner, ou encore de co-éditer, … Pour toujours plus de performance.
6 étapes clefs pour le déploiement d'une Digital Workplace
Définir une stratégie claire et des objectifs précis
La mise en place d'une digital workplace performante nécessite de définir en amont une stratégie digitale alignée sur les besoins métiers de l'entreprise. Des objectifs concrets doivent être fixés en termes d'expérience employé, de collaboration et de mobilité. Cette feuille de route guidera le choix des outils collaboratifs et l'accompagnement au changement des utilisateurs.
Identifier les besoins des utilisateurs
Déployer une digital workplace nécessite d'identifier précisément les besoins des collaborateurs pour leur offrir un environnement de travail adapté. L'expérience utilisateur est primordiale, il faut fluidifier les processus métiers, faciliter la collaboration entre services et permettre un accès simple aux informations et outils nécessaires au quotidien. L'objectif est d'améliorer l'efficacité des équipes en leur fournissant des outils digitaux performants.
Choisir les outils et les technologies adaptés
Aujourd'hui, les utilisateurs sont désormais habitués à ce que tout fonctionne immédiatement et de façon fluide. Le déploiement d'une digital workplace performante nécessite de bien choisir la solution adaptée aux besoins de l'entreprise et des attentes de ses collaborateurs. L'expérience utilisateur est cruciale pour une adoption réussie. Les interfaces doivent être intuitives et les outils doivent permettre un travail flexible et collaboratif.
Mettre en place un plan de communication et de formation
L'accompagnement des employés via un plan de communication et de formation solide est un des leviers majeurs de la réussite d'un projet de digital workplace. Les collaborateurs doivent pouvoir s'approprier les nouveaux outils collaboratifs mis à leur disposition. Un changement progressif des habitudes de travail s'opère alors, rendant l'entreprise plus agile et connectée.
Gérer le changement et accompagner les utilisateurs
Les entreprises qui souhaitent déployer une digital workplace doivent impliquer les collaborateurs dès le début du projet. Rencontrer les utilisateurs pour comprendre leurs besoins, organiser des ateliers collaboratifs, former les managers au changement, communiquer régulièrement sur les avancées : autant d'actions qui permettront d'obtenir l'adhésion et garantir l'appropriation des nouveaux outils collaboratifs par tous les employés.
Mesurer et suivre les résultats
Mesurer l'utilisation et l'adoption de la digital workplace par des indicateurs quantitatifs et qualitatifs est primordial. Cela permet de suivre la progression du projet et d'apporter les ajustements nécessaires. On peut notamment citer les statistiques d'usages.
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