Cette stratégie d'avenir permet de fluidifier les échanges, de faciliter la collaboration à distance et d'offrir une expérience optimale aux collaborateurs. Néanmoins, ce changement ne peut se faire sans une vision claire des objectifs, ni sans un accompagnement des équipes. Pionniers du digital, certains profils sauront insuffler une dynamique positive. À terme, les bénéfices seront indéniables. Mais réussir le passage au digital ne s'improvise pas. C'est un projet d'entreprise qui nécessite méthode et détermination !
Les avantages d'une stratégie digital workplace.
Introduire une stratégie digital workplace au sein de l'entreprise offre de nombreux bénéfices pour l'amélioration des conditions de travail des employés. Cela permet notamment de centraliser les outils et les informations nécessaires au travail quotidien sur une seule et même plateforme accessible depuis n'importe quel appareil. Les collaborateurs gagnent ainsi en autonomie et en efficacité en ayant à leur disposition l'ensemble des ressources dont ils ont besoin pour mener à bien leurs missions, le tout dans un environnement ergonomique et personnalisable. La digital workplace optimise l'espace de travail numérique pour le rendre plus confortable et productif.
Bien plus qu'un simple espace de stockage d'informations, la digital workplace encourage des méthodes de travail modernes, flexibles et collaboratives. Elle intègre des outils de communication et de partage qui facilitent les interactions entre collègues ainsi que la constitution d'équipes transversales. Les silos sont abattus au profit d'un travail d'équipe renforcé et d'un partage de connaissances à grande échelle au sein de l'organisation. La digital workplace accompagne l'évolution des pratiques professionnelles vers plus d'intelligence collective, de co-construction et de transversalité. Elle répond aux nouveaux usages et besoins des employés en termes de mobilité, de réseau et d'échange.
Les fonctionnalités clés d'une digital workplace.
Une plateforme digitale intégrée.
Une digital workplace capitalise sur une plateforme digitale fédératrice capable de connecter entre elles les différentes applications pour assurer un parcours utilisateur harmonieux. Simplifiant l'accès aux outils, le partage d'informations et la collaboration, une telle plateforme constitue le fondement d'un environnement de travail digital fluide. Elle concentre en un point unique toutes les fonctionnalités utiles à l'employé dans le cadre professionnel.
Des outils collaboratifs et d'échange.
Les solutions collaboratives renforcent la cohésion des équipes à distance. Le travail asynchrone devient plus aisé grâce à la démocratisation des réseaux sociaux d'entreprise et des outils de partage de contenus, tandis que la visioconférence et les messageries instantanées facilitent les échanges en temps réel. Ces briques accélèrent les prises de décisions et maintiennent la dynamique collective malgré l'éloignement physique. Elles contribuent à désynchroniser le travail.
Un accompagnement des utilisateurs.
Le changement induit par la mise en place d'un environnement de travail digital nécessite un accompagnement des employés. Des formations, un support technique mais aussi une communication interne claire autour de cette transformation aident à lever les freins culturels. Les utilisateurs doivent percevoir l'intérêt concret d'adopter de nouveaux outils et modes de travail. Un plan de déploiement progressif par équipe ou service peut s'avérer pertinent pour faciliter l'appropriation.
La mise en place réussie d'une digital workplace.
Une digital workplace performante commence par la définition d'une stratégie digitale adaptée aux besoins de l'entreprise. Celle-ci doit répondre à des objectifs business précis, tels que l'amélioration de la productivité ou la facilitation du travail collaboratif. Il s'agit d'identifier les outils et fonctionnalités qui apporteront une réelle valeur ajoutée aux collaborateurs au quotidien. Cette réflexion stratégique est garante de la cohérence et de la pertinence de la solution digitale déployée.
Pour que les collaborateurs s'approprient pleinement les nouveaux outils digitaux, un accompagnement sur-mesure s'impose. Des formations collectives ou individuelles doivent être organisées en amont du déploiement pour familiariser les utilisateurs avec l'environnement. Un suivi dans la durée, via des ateliers ou un support helpdesk dédié, est également indispensable. Les changements d'habitudes prennent du temps, un accompagnement patient et à l'écoute des besoins utilisateurs est la clé de l'adoption.
L'identification en interne de collaborateurs moteurs, enthousiastes face au projet de digital workplace, apporte un soutien précieux. Ces early adopters, ambassadeurs de la démarche auprès de leurs pairs, permettent de diffuser une image positive du changement. Leurs retours d'expérience sur les nouveaux outils sont également riches d'enseignements pour l'équipe en charge du projet. Des incentives spécifiques (concours, lots...) peuvent encourager leur participation. Sur 824 collaborateurs interrogés dans une étude menée en 2020, 76% se disaient prêts à endosser ce rôle.
La digitalisation, une révolution en marche.
Bien que certains points restent à clarifier, le passage au tout numérique semble inéluctable. Cependant, une stratégie digital workplace ambitieuse suppose une vision prospective et un accompagnement humain. Au-delà des outils, c'est un changement de culture à opérer. Par ailleurs, cette mutation ouvre la voie à de nouveaux modes de management fondés sur l'autonomie et la responsabilisation des collaborateurs.
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